Fra off- til online: En ny tilgang til at arrangere events

Skrevet af Asger Gillesberg

 

Fra off- til online: En ny tilgang til at arrangere events

Det er blevet forår i Danmark. Sol og tocifrede varmegrader har været på programmet flere dage i april, og mennesker myldrer ud for at bruge tiden sammen i solen. Byen summer af liv, og store som små events popper op overalt i bybilledet. Eller det ville de gøre, hvis altså omstændighederne havde været som normalt.

Når vi ikke kan forsamle os mere end ti personer af gangen, er det ikke muligt at lave events, som vi plejer, og eventplanlæggere over hele landet prøver derfor at nytænke måden, vi skaber fælles oplevelser. Det gør sig også gældende i KBH+, hvor Mikkel Sönnichsen og Oliver Pedersen den sidste måneds tid har omstillet sig fra at arrangere fysiske events til udelukkende at give dem et digitalt liv.

De peger selv på, at deres vigtigste opgave er at være til stede for de unge, der til hverdag kommer i huset, og at opretholde fællesskabet blandt dem. For de har ifølge dem selv et ansvar for at kunne tilbyde aktiviteter og et fællesskab til dem, der har et behov for det. Her fortæller de om, hvordan de er gået til opgaven med at omstille sig til en digital virkelighed, og hvad de indtil nu har lært af at arbejde ud fra den.

 

Balance mellem handling og omtanke

Det blev hurtigt klart for Mikkel og Oliver, at der ikke var særligt mange erfaringer fra lignende situationer at trække på. Men de vidste, at størstedelen af deres målgruppe var til stede og aktive på de sociale medier. Så de besluttede sig hurtigt for at gå med en prototypestrategi, hvor de afprøver et væld af digitale koncepter og løbende justerer dem efter, hvordan de bliver taget imod.

På trods af, at der er ikke langt fra tanke til handling, ligger der alligevel mange overvejelser bag afviklingen af et event. De to eventmagere tager for eksempel altid udgangspunkt i, at de digitale events skal være mindst lige så gode som deres tidligere offline-version. Ligesom at alle nye koncepter skal komme med noget, som ikke ikke er prøvet før. Det har resulteret i, at der nu udbydes et undervisningsforløb i elektronisk musik og en helt ny udgave af den fællesspisning, som normalt finder sted hver anden uge i KBH+’ café.

“Vi tænker en del over, hvordan forløbene for vores events skal være, så vi bibeholder de eksisterende aktiviteters DNA, når de flytter ind i det digitale univers. Tager vi fællesspisning som eksempel, har vi forsøgt at overføre noget af fællesskabsfølelsen og den hyggelige stemning ved at stemme om ugens ret og sende live fra vores huskoks køkken. Finder vi ikke frem til en tilfredsstillende løsning, lægger vi aktiviteten på is, indtil det er igen muligt at lave en udgave af den, som vi kan stå inde for,” siger Mikkel.

 

Digitale begrænsninger

Indtil nu har Mikkel og Oliver oplevet, at de digitale tiltag er blevet taget godt imod. Da de inviterede til eventet ‘Podcast og Perleplader’, var de nødt til at tage forbi KBH+ af flere omgang for at fylde op med perler og perleplader. De har også set god aktivitet i forbindelse med live yoga og fællesspisning på både Facebook og Instagram.

De peger selv på, at det har været en fordel, at aktiviteterne i forvejen havde et publikum, der kendte til dem. I hvert fald ser de, at de velkendte events tiltrækker en del deltagere, på trods af at de ikke foregår på helt samme måde, som de plejer. Men selvom det efter omstændighederne går godt med at afholde events, er der nogle klare begrænsninger ved at afholde dem digitalt i stedet for fysisk.

“Hele tilgangen til at deltage i og arrangere et event er markant anderledes, nu hvor tingene sker digitalt. Man kan for eksempel ikke lige tage en ven med og have en fælles oplevelse. Ligesom at vi som arrangører ikke kan gå rundt og snakke med deltagerne eller aflæse deres reaktioner for at vurdere, hvordan et event forløber. Men mest af alt er det en begrænsning, at det svært, hvis ikke umuligt, at genskabe den levende og energifyldte stemning, som kommer af at mennesker mødes – for den betyder meget for oplevelsen,” siger Oliver.

 

Grobund for fremtidige tiltag

Der er ingen tvivl om, at både Mikkel og Oliver ser frem til, at de igen kan invitere til arrangementer på KBH+. Dog gør de det klart, at de ser den nuværende situation som en mulighed for at blive klogere på nye redskaber og koncepter, som fremadrettet kan spille ind i eventplanlægningen og -eksekveringen.

“Den store mængde tid, vi for tiden bruger online, giver os nye vaner og gør det mere naturligt for os at kommunikere digitalt i forbindelse med vores aktiviteter. Vi finder også nye elementer og værktøjer, som vi fremadrettet kan trække på, når vi for eksempel ønsker at engagere deltagerne op til et event. Vores forhåbning er, at vi på sigt kan bruge vores digitale univers som en indgangsvinkel til at få nogle af de unge, som vores fysiske tilbud ikke når, til at blive en del af huset,” siger Oliver og bliver fulgt op af Mikkel:

“Nu, hvor deltagerne sidder foran hver sin skærm i stedet for at være samlet under samme tag, har vi en anden tilgang til, hvordan et godt event skal skrues sammen. Nogle af vores idéer var nok aldrig kommet til verden eller prøvet af under normale omstændigheder. Men jeg er sikker på, at vi kan videreføre hele eller dele af de digitale events, når vi igen får mulighed for at samle folk. Så vi vil også få gavn af erfaringerne fra vores igangværende arbejde i fremtiden.”

 

Vil du vide mere om, hvordan vi forsøger at række ud til de unge under coronakrisen? Så læs artiklen af Altinget, hvor vores direktør, Stine Hamburger, fortæller, hvordan vi har grebet situationen an.